Setiap pekerjaan memerlukan berbagai tugas selama hari tertentu. Mungkin Anda termasuk pertemuan dengan klien, mempersiapkan presentasi, atau berkolaborasi dengan anggota tim pada proyek penting. Tidak peduli apa yang Anda lakukan, tinggal di atas semua tugas yang perlu Anda lakukan adalah penting. Dengan mengorganisir mereka secara efektif, Anda dapat merencanakan ke depan untuk besok dan meningkatkan produktivitas Anda pada waktu yang sama.
Selain perubahan tampilan, Anda dapat dengan mudah mengurutkan daftar tugas Anda dalam berbagai cara. Pada tingkat yang paling dasar, fitur Tugas dari Microsoft Outlook membantu Anda membuat daftar item tugas yang berhubungan. Tapi menggali sedikit lebih dalam, dan Anda akan menemukan mereka melakukan lebih bagi Anda dari sekedar memegang Anda to-do list. Berikut ini enam tips untuk menggunakan fitur-fitur Outlook Tasks akan membantu Anda tetap lebih terorganisir dan membuat Anda langkah di depan dari tenggat waktu Anda.
1. Sesuaikan tampilan Anda
Di Outlook Tasks, Anda dapat menemukan tugas Anda dan melihat status mereka sekilas. Memilih tampilan yang sesuai menghemat waktu. Sebagai contoh, Anda dapat memprioritaskan item yang paling kritis pada daftar Anda tanpa penggulungan melalui semua tugas-tugas lain yang masih ditandai sebagai tidak lengkap. Atau jika Anda lebih memilih untuk menangani tugas yang perlu diselesaikan pertama atau mengurutkan tugas Anda dengan proyek atau nama klien, opsi dalam Tugas dapat membantu Anda mengatur tugas-tugas Anda dengan cara yang terbaik untuk Anda dan proyek di tangan.
Untuk menemukan tampilan tugas yang bekerja terbaik bagi Anda, di Outlook 2010, di panel Navigasi, di sisi kiri jendela, klik Task. Pada Ribbon, klik tab View, dan kemudian, pada Current View Group, klik Change View.
Untuk tampilan dasar dari tugas-tugas Anda dan rincian utama, klik Simple List. Dalam pandangan ini, Anda melihat kolom untuk Tugas Subjek, Tanggal jatuh tempo, Kategori, Pada Folder, dan Urutkan menurut: Status Flag.
Simple,List Outlook 2010 memberi Anda daftar dan rincian tugas-tugas dasar
Untuk melihat tugas Anda yang menunjukkan rincian lebih lanjut, klik tab View, klik Change View, kemudian klik Detail. kolom tambahan muncul, termasuk Status, Karena Tanggal,% Complete, dan banyak lagi.
Pada tab View, di grup Pengaturan atau Arrangement group, klik metode sorting yang ingin anda gunakan: Tanggal Mulai, Tanggal jatuh tempo, Kategori, Jenis, Pentingnya, Tugas Folder, dan modified Tanggal. Ketika Anda mengklik metode yang ingin Anda gunakan, daftar item tugas secara otomatis direorganisasi. Coba pilihan yang berbeda sampai Anda menemukan satu yang terbaik untuk tugas-tugas Anda.
Anda juga dapat menyesuaikan salah satu tampilan sesuai dengan kebutuhan anda tepat. Misalnya, membuka daftar tugas Anda dalam tampilan rinci, seperti yang dijelaskan sebelumnya dalam artikel ini. Pada Current View group, klik View Setting. Advanced View Setting: kotak dialog Detil muncul.
Advanced Veiw Setting Dialog Box memberi Anda lebih banyak pilihan untuk memodifikasi tampilan Tugas
Advanced View Setting dialog box yang tersedia untuk melihat masing-masing. Anda dapat menggunakannya untuk menambah atau menghapus kategori, set parameter penyaringan, dan bahkan mengatur jenis dan ukuran font.
Untuk mengatur ulang pandangan Tugas bahwa Anda telah disesuaikan kembali ke pengaturan awal, klik tab View, klik Reset View, dan kemudian, ketika kotak dialog menanyakan apakah Anda yakin Anda ingin mengatur ulang tampilan, klik Yes.Percobaan dengan pilihan yang berbeda. Jika Anda tidak menyukai cara tugas Anda muncul, Anda selalu dapat mengatur ulang tampilan ke pengaturan default atau pilih yang baru. Caranya adalah dengan menentukan tampilan membantu Anda merampingkan tugas-tugas Anda sehingga Anda tidak menggali informasi.
Buat pemandangan unik yang memberikan informasi yang Anda butuhkan. Ini adalah kesempatan Anda untuk mempersonalisasi Outlook untuk memenuhi tujuan Anda. Outlook 2007 pengguna: Proses untuk mengubah atau menyesuaikan tugas-tugas Anda pandangan sedikit berbeda.
2. Bekerja dengan To-Do Bar
Fitur lain yang bermanfaat adalah Outlook To-Do Bar. Anda dapat mengaturnya untuk menampilkan kalender, appointment remember atau pengingat janji, dan daftar tugas-bahkan ketika Anda sedang tidak menggunakan fitur Tugas di Outlook.
Begini caranya:
1. Sementara di Mail, Kalender, Kontak atau Tasks, klik tab View, dan kemudian, dalam layout group, klik To-Do Bar untuk membuka menu drop-down.
2. Jika normal belum dipilih, klik Normal untuk menampilkan To-Do Bar di sisi kanan window.
3. Untuk lebih menyesuaikan apa yang muncul di To-Do Bar, klik To-Do Bar lagi untuk membuka menu drop-down. Pilih satu atau lebih opsi-opsi berikut:
~ Klik Date Navigator untuk melihat halaman kalender di To-Do Bar.
~ Klik Appointment untuk melihat janji akan datang di To-Do Bar.
~ Klik Task List untuk melihat daftar tugas di To-Do Bar.
Anda dapat menyesuaikan To-Do Bar di Outlook 2010 sesuai dengan kebutuhan anda.
Jika Anda memilih Date Navigator, Appointments, dan Daftar Tugas, To-Do Bar menampilkan tampilan kalender, janji yang akan datang, dan daftar tugas Anda. The To-Do Bar tetap terlihat bahkan saat Anda beralih di antara Mail, Calendar, Contacts, Tasks, atau Catatan di Outlook.
Untuk mematikan atau meminimalkan To-Do Bar, cukup klik To-Do Bar untuk membuka menu drop-down, kemudian klik Minimized atau Off.
3. Detail waktu Anda, penagihan, atau jarak tempuh
Ini tidak mudah untuk mengingat tanggal yang bejalan ke janji dengan klien atau seberapa banyak waktu yang Anda menghabiskan menyelesaikan tugas di kantor. Beberapa orang mencoba untuk ingat untuk tagihan waktu atau jarak tempuh nanti. Seringkali, yang berarti memegang campur aduk rincian di kepala Anda, atau mencoba untuk menguraikan beberapa catatan tempel atau potongan-potongan kertas.
Namun, Anda dapat menghilangkan yang repot dengan menyimpan semua informasi yang dalam tugas. Kemudian, ketika Anda membutuhkan untuk tagihan klien, Anda dapat dengan mudah mengambil rincian dari tugas Anda.
Add detail to a task 1. Lakukan salah satu dari berikut:
Outlook 2010 Outlook 2007 dan Outlook 2003 2.
Berikutnya, lakukan salah satu berikut ini:
~ Di Outlook 2010 dan Outlook 2007: Pada tab Task, dalam Show group, klik Details. ~ Di Outlook 2003: Dalam tugas, klik tab Rincian.
3. Ketik rincian yang diinginkan:
~ a. Total Work - Masukkan jumlah jam Anda telah menghabiskan untuk klien tertentu. Bila Anda faktur klien, maka akan mudah untuk melakukan pencarian dengan klien dan tugas dan penghitungan jumlah jam.
~ b. Actual Work - Ketik jumlah aktual jam yang dihabiskan pada tugas.~ c. Company (atau Companies) - Jenis perusahaan yang terlibat. Kadang-kadang tugas tidak akan secara khusus nama klien, sehingga informasi ini adalah kunci untuk membantu Anda melacak tugas-tugas yang dilakukan untuk setiap klien.
~ d. Mileage - Ketikkan tanggal yang relevan, jarak tempuh, dan tujuan perjalanan.
~ e. Billing information - Ketikkan informasi penagihan yang berkaitan dengan tugas tertentu.
Mungkin Anda dibebankan tugas ini pada tingkat penuh, tetapi jika tidak, ini adalah tempat yang baik untuk mengingatkan diri Anda dari biaya tarif. Anda dapat menambahkan catatan untuk diri sendiri tentang mengapa tingkat penuh adalah tidak dikenakan biaya, misalnya.
4. Lakukan salah satu dari berikut:
Di Outlook 2010, pada klik tab Task Save & Close. Pada Outlook 2007, dalam Actions group, klik Save & Close. Di Outlook 2003, klik Save & Close.
Pada akhir setiap periode penagihan, Anda dapat dengan mudah memilah-milah informasi, yang diselenggarakan oleh klien,
dan menambah rincian cepat.
4. Buat tugas Outlook dari OneNote
Jika Anda menggunakan Microsoft OneNote, Anda sudah tahu bagaimana memberikan Anda satu tempat yang nyaman untuk mencatat rapat, membuat sketsa, teks menangkap, menyimpan gambar, dan lebih-dalam satu tempat yang mudah diakses.Dan OneNote diintegrasikan dengan Outlook Tasks untuk memberi Anda beberapa cara pintas cepat untuk menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas Anda. Ini hanya membutuhkan beberapa klik, misalnya, untuk membuat tugas Outlook dari dalam dan menjaga OneNote-tugas yang disinkronisasikan secara otomatis antara kedua program.
Catatan: Jika instalasi Anda dari Outlook dikonfigurasi untuk profil email sekaligus, Anda harus terlebih dahulu menjalankan Outlook sebelum Anda berhasil membuat dan menyimpan tugas-tugas Outlook di OneNote. Untuk memeriksa profil email di komputer Anda, di Control Panel, dalam pandangan kategori, klik User Account, kemudian klik Mail. Jika Anda menggunakan tampilan Control Panel klasik, klik dua kali ikon Mail.
OneNote 2010 Pada Microsoft OneNote, membuat halaman dengan catatan, gambar, atau informasi yang ingin Anda sertakan dalam tugas Anda. Pada Ribbon, klik tab Home, lalu klik ikon bendera merah pada Outlook group. Tugas muncul dalam daftar Anda Tasks Outlook ketika Anda membuka atau kembali ke Outlook.
Secara default, tanggal jatuh tempo untuk tugas yang Anda buat dalam OneNote adalah Today. Untuk menetapkan tanggal jatuh tempo yang berbeda, klik tab Home, klik Outlook Tasks dalam Outlook group untuk menampilkan menu dropdown, dan kemudian klik lain tanggal jatuh tempo.
Sangat mudah untuk New taskin OneNote 2010 untuk mengirim ke Outlook Tasks.
OneNote 2007
OneNote 2003
5. Membuat dan melacak Assigned Task
Ketika Anda bekerja sama dalam tim atau mengelola pekerjaan orang lain, Anda mungkin ingin mendelegasikan tugas kepada orang lain dan melacak kemajuannya. Outlook membuatnya bagus dan mudah untuk membuat dan melacak tugas yang Anda tetapkan. Begini caranya:
1. Untuk membuat tugas baru, pada tab Home, di bagian New, pilih New items, pilih task, dan di bagian Manage Task, pilih Assigned Task. Untuk menetapkan tugas yang ada, dalam daftar tugas, buka tugas yang ingin Anda tetapkan, dan klik Assigned Task.
2. Pada kotak To, masukkan nama atau alamat email dari orang yang ingin Anda tetapkan tugas untuk. Untuk memilih nama dari daftar, klik tombol To.
3. Untuk tugas baru, pada kotak Subject, ketik nama tugas. (Dalam sebuah tugas yang ada, kotak Subject sudah terisi)
4. Pilih tanggal jatuh tempo dan opsi status yang Anda inginkan.
5. Pilih atau menghapus Keep an updated copy of this task on my task list periksa dan Send me a status report when this task is complete check box.
Outlook 2010 memudahkan untuk membuat, menetapkan, dan tugas melacak.
Catatan: Jika Send me a status report when this task is complete, Anda akan menerimalaporanstatus untuk setiap kejadian menyelesaikan tugas
6. Jika Anda ingin tugas untuk berulang: o Jika Anda menggunakan Outlook 2010, Recurrence. o Jika Anda menggunakan Outlook 2007, klik Options group, dan kemudian klik Recurrence. o Jika Anda menggunakan Outlook 2003, klik menu Actions, kemudian klik Recurrence Pilih opsi yang Anda inginkan, kemudian klik OK. Catatan: Jika Anda menetapkan tugas berulang, salinan tugas tetap dalam daftar tugas Anda, tapi tidak akan diperbarui.
7. Dalam tubuh tugas, instruksi jenis atau informasi tentang tugas.
8. Klik Send.
6. Send status reports for tasks dari Outlook
Jika Anda pernah memiliki sebuah klien atau tugas yang sangat penting kepada bos Anda, tip ini akan menjadi favorit. Di Outlook, Anda dapat mengirim laporan status periodik. Ini adalah cara yang bagus untuk berkomunikasi bahwa Anda mengelola hal-hal yang efisien dan mengingatkan bos Anda bagaimana terorganisir Anda.
Laporan tersebut secara otomatis dihasilkan dari Outlook ke sebuah pesan email yang Anda kirim.
Berikut adalah cara melakukannya:
1. Pada Outlook, buka tugas yang Anda ingin mengirim laporan status.
2. Lakukan salah satu dari berikut: o Di Outlook 2010 dan di Outlook 2007, pada tab Task, dalam Manage Task group, klik Send Status Report. o Di Outlook 2003, pada menu Actions, klik Send Status Report. Outlook membuka window email dengan status tugas Anda secara otomatis ditambahkan di bagian bawah jendela pesan.
3. Masukkan nama penerima pada kolom Ke, Cc, dan kotak Bcc. Jika tugas yang ditugaskan kepada Anda, nama-nama orang di daftar update secara otomatis ditambahkan.
4. Tambahkan informasi lain yang Anda inginkan dalam pesan email.
5. Klik Send.
3. Masukkan nama penerima pada kolom Ke, Cc, dan kotak Bcc. Jika tugas yang ditugaskan kepada Anda, nama-nama orang di daftar update secara otomatis ditambahkan.
4. Tambahkan informasi lain yang Anda inginkan dalam pesan email.
5. Klik Send.
Sekarang Anda memiliki laporan status siap untuk dikirim.
0 comments:
Post a Comment